Помощник руководителя

Старалась максимально эффективно обеспечить и организовать работу офиса.

1. Выполняла функции секретаря:

Документационное обеспечение:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
-оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

2. Выполняла функции менеджера по подбору персонала:

-Размещение объявлений на сайтах (Авито, hh, superJob, rabota.ru...);
-Выбор кандидатов на вакансию, проведение собеседований, оценка успешных кандидатов;
-Назначение повторных собеседований с директором;
-Утверждение кандидата на вакансию;
-Прием документов, оформление по ТК РФ;
-Введение сотрудника в должность, адаптация.

3. Приём телефонных звонков, в случае необходимости, перевод их на менеджеров по продажам. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

4. Организация встреч для Генерального директора.

5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

6. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

- Заказ воды по мере необходимости;
- Заказ канцелярии ежеквартально;
- Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

7. Координирование и контролирование работы:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка его графика работы);
- менеджеров по продажам;
- уборщицы.

Также выполняла личные поручения Генерального директора.